Wij informeren u graag over de wijze waarop u een zorgvuldige kascontrole kunt uitvoeren voor uw VvE. Geven wij dan hiermee ons geheim prijs? Ja, wij delen graag onze kennis zodat wij u op weg helpen met het controleren van uw VvE jaarrekening zodat de kascommissie haar verslag kan uitbrengen aan de vergadering.
Kascommissie VvE
Alvorens wordt ingegaan op de tips informeren wij u graag over de ideale samenstelling van een kascommissie. In een ideale situatie bestaat de kascommissie uit twee of meer leden, twee kascommissieleden en een reserve lid. Op deze wijze kan het vier ogen principe worden gehanteerd. Samen ziet u uiteraard meer dan alleen en bij uitval van een lid kan een beroep worden vervangen op het reserve lid.
Het gegeven dat de kascommissie uit twee of meer leden bestaat betekent niet dat u verplicht bent de controle tezamen op hetzelfde moment uit te voeren. De huidige technologie biedt vaak de mogelijkheid om de kascontrole uit te voeren via een online VvE portaal waardoor ieder kascommissielid de controle kan uitvoeren wanneer dit uitkomt. Wij adviseren u wel om de bevindingen van uw controle als kascommissieleden met elkaar te bespreken zodat u tot nieuwe inzichten komt.
VvE begroting
Het controleren van de jaarrekening houdt in dat de kascommissie de uitgaven van het bestuur controleert ten opzichten van de goedgekeurde begroting en vergaderbesluiten. Veelal worden de opdrachten, welke ten grondslag liggen aan de facturen, door de VvE beheerder ter beschikking gesteld. Het VvE bestuur is financieel verantwoordelijk over de uitgaven zodat de kascommissie de uitgaven van het VvE bestuur controleert.
De VvE begroting wordt, bij voorkeur voorafgaand aan het boekjaar, voorgelegd en goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering (ALV). De VvE begroting bestaat uit verschillende kostensoorten zoals; contractkosten, dagelijks (incidenteel) onderhoud, verzekeringen, reservering groot onderhoud, verenigingskosten, beheervergoeding , schoonmaak etc.
Bij het opstellen van de begroting is het van belang dat er rekening wordt gehouden met de jaarlijkse indexering op contracten, wijzigingen in het contractenbestand, aanpassing van het reserveringsbedrag voor groot onderhoud en aanpassing van de begrotingspost dagelijks/incidenteel onderhoud. In de contractvoorwaarden zijn vaak opgenomen welk prijsindexering van het Centraal Bureau van de Statiek (CBS) jaarlijks wordt gehanteerd, hierdoor kunt u uw VvE begroting exact bijstellen. Tevens versturen veel bedrijven omstreeks december een aankondiging met de prijsverhoging per volgend boekjaar. U kunt uw VvE beheerder vragen u hiervan in kennis te stellen.
Jaarrekening VvE
Vanuit de VvE reglementen is iedere VvE verplicht om de jaarrekening binnen de eerste zes maanden na afloop van het boekjaar ter goedkeuring voor te leggen aan de ALV. Indien de kascommissie middels een VvE portaal toegang heeft tot de VvE administratie adviseren wij u om na afloop van ieder kwartaal de grootboekrekeningen te controleren.
Wanneer u dit namelijk doet kunt u eventuele overschrijdingen en afwijkingen tijdig signaleren en kenbaar maken bij het VvE bestuur. Zo houdt u grip en controle over de financiën van uw VvE.
Door de controle per kwartaal uit te voeren verspreidt u de controle van de jaarrekening over meerdere momenten zodat u na afloop van het boekjaar minder tijd nodig heeft om de controle uit te voeren.
Meerjaren Onderhoudplan (MJOP)
Zowel vanuit de VvE reglementen als wetgeving is de VvE verplicht te sparen voor planmatig onderhoud, door tijdig hiervoor te reserveren kan de VvE in al haar onderhoudsbehoeften voorzien. Zoals u wellicht bekend kan dit op basis van een MJOP of 0,5% van de herbouwwaarde. Wij adviseren u altijd uit te gaan van een actueel MJOP zodat alle gebouwonderdelen met een conditiescore in kaart zijn gebracht. Op basis hiervan kan de VvE een gedegen spaarbedrag voor de komende jaren vaststellen.
Na afloop van het boekjaar controleert de kascommissie de onderhoudsuitgaven voor planmatig onderhoud in relatie tot de besluitvorming van de ALV. Het valt aan te bevelen per onderhoudsproject een tussenrekening aan te laten maken in het grootboek zodat enerzijds het budget (conform vergaderbesluit) en anderzijds de werkelijke kosten in een oogopslag zijn terug te vinden in de VvE administratie. De meeste VvE software biedt de mogelijkheid om de facturen te laten koppelen aan de opdrachtverstrekking en daarbij behorende documentatie zoals aannemingsovereenkomsten, garantie certificaten, offertes etc. Voor het uitvoeren van de kascontrole is het erg prettig wanneer alles bij elkaar op één plaats is terug te vinden.
Tips kascontrole
Hieronder een opsomming van tips voor een zorgvuldige controle:
- Staan alle facturen op naam van de VvE.
- Staan de bankrekeningen op naam van de VvE?
- Voldoet de reservering voor het groot onderhoud?
- Staan de kosten op de juiste kostenrekeningen geboekt?
- Zijn er facturen die, conform uw VvE reglement, kunnen worden doorbelast aan eigenaren voor bijvoorbeeld een verstopt toilet of badkamer afvoer?
- Zijn er kosten gemaakt in relatie tot schades die voor vergoeding in aanmerking komen bij de opstalverzekeraar? Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan opsporingskosten/lekdetectie, hak- en breekwerk en gevolgschade.
- Zijn de bankafschriften van de rekeningcourant en spaarrekening beschikbaar en komen de saldi overeen met de gepresenteerde jaarrekening?
Geen kascommissie? Geen nood!
Wij hebben de kennis & ervaring en helpen u graag!
In het kort:
- Een zorgvuldige controle op basis van jarenlange ervaring in het VvE vak.
- Vaste tarieven, geen verassingen achteraf.
- In 2022 hebben wij in 65% van de controles de kosten voor onze dienstverlening (deels of volledig) kunnen terugverdienen voor de VvE.
- Wij zijn bereikbaar voor vragen van eigenaren.
- Verslag binnen vijf werkdagen.
Vragen?
Heeft u naar aanleiding van bovenstaande informatie vragen? Neem dan gerust contact met ons op via info@kascommissielid.nl of 06- 3838 7475. Wij maken graag tijd vrij om u op weg te helpen met een zorgvuldige kascontrole